邵档业〔2011〕4号

 

 

各县市区档案局、市直各有关单位、各重点建设项目单位：

　　为了认真贯彻落实省档案局《关于开展2011年省重点建设项目档案工作的通知》（湘档通〔2011〕18号）精神，扎实做好重点建设项目档案工作，现将有关事项通知如下：

　　一、依法加强项目档案工作组织管理

　　重点建设项目责任单位要加强对项目档案工作的组织领导。按照《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》的规定，要把项目档案工作纳入项目建设工作程序，落实项目档案管理经费，同步进行管理。要成立档案工作领导小组，明确项目档案管理部门和人员。

　　各责任单位要建立并完善档案工作规章制度。要认真落实《国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理的通知》要求，把项目档案管理工作纳入“项目法人制”、“招投标制”和“建设监理制”，使档案管理的内容融入具体制度和合同中。对于没有纳入档案工作内容的，应在制度和合同的补充条款中予以明确。有重点建设项目任务的市直单位，要及时掌握建设项目的进度情况，加强对重点建设项目档案工作的监督和检查。

　　二、认真做好项目文件材料的收集与归档工作

　　要坚持档案工作与项目建设同步进行。各参建单位要按照国家档案行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）和有关规定，认真做好项目文件材料收集、归档和整理工作，切实保证档案的完整性、准确性和系统性。续建项目单位要继续完善项目文件材料归档范围和保管期限规定，制定项目档案分类方案、竣工文件编制要求以及项目档案移交等标准规范。

　　三、认真做好建设项目档案登记工作

　　各参建单位要按照《国家重点建设项目档案管理登记办法》要求，在开工后6个月内，由责任单位向当地档案局报送《邵阳市重点建设项目档案管理登记表》（附件1），项目续建单位须每年报送一次。省级重点建设项目的参建单位还需向省档案局报送此表一份（传真:0731-82217529,QQ:841907896、554916972）。未及时报送的，将作为下阶段全省项目档案行政执法检查的重点单位。

　　四、认真做好项目档案专项验收工作

　　计划竣工投产的建设项目，各责任单位要按照国家《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2011〕2号）要求，及时向当地档案局提出档案专项验收申请，并填报《邵阳市重点建设项目档案验收登记表》（附件2）。省级重点建设项目竣工验收前应向省档案局提出验收申请并填写有关登记表。未经档案验收或验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

　　五、认真做好项目档案业务指导工作

　　各项目所在地档案行政管理部门要协助加强对重点建设项目档案工作的监督、指导，认真履行职责，搞好业务指导服务。并于2011年9月底前将辖区内省、市重点建设项目档案管理登记表（验收表）统一汇总报市档案局业务指导科。

　　联系人：刘爱民  汤柳倩

　　联系电话：0739-5323803

　　传    真：0739-5322766

 

附件：1、邵阳市重点建设项目档案管理登记表

      2、邵阳市重点建设项目档案验收登记表

 

 

邵阳市档案局

                               2011年7月29日

 

 

 

 

 

 

 

附件1

编号：     

项目名称

建设单位或项目法人

地址

邮编

上级主管部门

批准概算总投资

万元

计划工期

年  月—   年 月

现已完成单位或单项工程

主要设计单位

主要施工单位

主要设备安装单位

主要监理单位

项  目  档  案  和  资  料  管  理  情  况

档案资料管理部门名称

隶属部门

联系地址、电话

负责人

项目建档时间

专职档案人员数量

库房面积/档案工作其它用房面积

设施设备

现有档案和资料数量（正本）

图纸张数

对项目档案日常监督、指导的上级单位

填表单位

（盖章）      年   月   日

注：此表于项目开工后6个月内报市档案局业务指导科（省重点建设项目还须报省档案局业务指导处）。对于未验收的重点建设项目，每年填写此表一次。

 

附件2

编号：        

项目名称
审批（核准）机关		立项日期
投资规模		建设时间
建设单位（法人）		设计单位
主    要 施工单位		主    要 监理单位
计划档案 验收日期		计划竣工 验收日期
联 系 人		联系电话
地址/邮编		电子信箱
申请单位 自检意见	（单位盖章）   年   月   日
验收组织 单位意见	（单位盖章）  年   月   日