2012年档案工作规范化管理现场经验交流会材料

 

 

邵阳市交通建设质量安全监督管理处

（5月29日）

 

尊敬的各位领导、各参会的档案同仁：

　　大家好，非常感谢市档案局为我们提供这次交流学习的机会。我处是成品油税费改革后，根据市政办〔2009〕20号文由原市交通规费征稽处、市交通建设质量监督站、市农用车摩托车养路费征稽所、市资江二桥管理所于2010年1月15日合并组建而成的新单位，现下辖十个正科级单位，主要职责是负责全市在建公路、桥梁、隧道和水运码头的质量安全的监督。单位成立二年多以来，我处的档案管理工作在市交通运输局的领导和市档案局的指导下，紧紧围绕交通“质量安全监督”这个中心，充分发挥各部门的配合作用，坚持以“抓基础、突实效、全力提升档案管理上台阶”为目标，以“完善监督”为着力点，健全机制，及时跟进，创新管理，开展了一系列的监督、指导活动，取得了一定成效。现就我处档案工作情况向各位领导及参会同志汇报如下。

　　一、主要做法：

　　档案不仅是客观历史真实写照，而且是提升单位管理水平的有效途径。我处成立后，专门成立了由分管办公室的处领导为组长，办公室主任任副组长，其他相关科室为成员的档案管理领导小组，并专门派送政治素质高、原则性强、作风正派、吃苦耐劳，服务意识强、热爱档案工作的同志参加市档案局的培训，从组织、人员上为档案工作提供了保证。工作中我们在立足原征稽处省一级档案室的基础上，对原市交通建设质量监督站、农用车摩托车养路费征稽所、市资江二桥管理所的所有档案进行重新整理，这项工作量非常大，因为原三个单位的所有档案都没有纳入市档案局管理，档案的整理、装订、编号、装盒等都不规范，特别是原交通质监站的档案，档案量大，而且都是永久性的，加之管理不规范，所以全部需要重新进行整理；而农用车摩托车养路费征稽所、市资江二桥管理所的所有档案都是未整理的原始状态。面对艰巨的任务，我处档案管理员在积极加强学习，刻苦钻研业务知识的同时，积极向市档案局领导汇报，寻求帮助。通过二年的不懈努力，共整理完成文书档案、工程业务档案、声像档案、实物档案的室藏档案4803卷（册），其中文书档案1 382卷（盒）、会计档案1709卷（册）、基建档1186卷、声像档案256盒（张）、图书资料270册；2011年，我处档案管理顺利通过省一级档案室的复查验收。由于我处下辖的十个基层所，虽然在原征稽所期间都创建了省一级档案室，但随着工作性质的转变，档案管理也出现滞后，要形成“以点带面”、以机关带基层、促基层档案管理水平提高的工作格局，任务还很艰巨，为加强对基层所档案的指导力度，我处在今年4月25—26日采取“以会代训”的方式对全处十个基层所的所有档案管理员和分管领导进行专项培训，同时下发了《邵阳市交通质安系统基层单位文件材料归档范围和保管期限的通知》，并将档案管理工作作为基层单位年终目标考核必考内容。

　　工作性质决定我处档案的重要。我处担负着全市交通建设的质量安全监督，责任属终身追究，所以责任要求我们所有的项目档案必须完整、真实。单位成立后，我们按照《湖南省机关档案工作规范化管理评估内容及评估内容和评分细则》的相关规定，加强与市档案局的联系，在业务指导上寻求帮助，市档案局领导也多次上门进行指导，下发监督指导函，并委派专人协助。我处对照指导函逐项检查、逐项落实、逐项规范，将原市质监站的所有业务档案按县、按路段、按项目重新分类整理、装订、编码、归档，对不完善的部分进行了补充；将资江二桥管理所、农摩所的档案进行重新整理，统一编号存档；同时为适应现代化档案建设要求，我们投入了叁万多元更换了档案室的硬件设施，配备了数码相机、扫描仪、电脑、打印机等设施，将所有档案全部录入计算机进行网络管理，以电子文档的形式归档，不仅缩短了时限，节省了物力和人力，而且提高了检索速度、档案的质量和工作效率。

　　为使我处档案工作逐步走向科学化、专业化、规范化、信息化，我们在将所有档案立卷归档的同时，结合有关要求，狠抓了档案管理制度化建设和信息化建设。建立健全了《电子文件归档管理制度》、《立卷归档制度》、《档案保密制度》、《档案资料查阅利用制度》等适应新形势、新要求的相关制度，并将所有的制度打印，制作成框表进行上墙，从而使档案工作步入法制化建设发展轨道。为了依法、规范、有序地整合档案资源建设，我处档案管理员能按照档案管理要求严把核查关，对相关科室移交的档案在做到随办随归、开口管理的同时对档案的质量进行严格把关，对凡不符合规定要求的档案一律不得归档，并督促相关科室按规范标准进行重新整理；对凡符合规范标准的档案，按档案类别进行注册、编目，及时入库上架；为加大了信息化建设力度，我们还编制了“大事记”、“全宗介绍”及各类档案目录检索工具，较好地为我处日常工作提供了服务，从而使我处的档案工作逐步走向了规范化、科学化、现代化的管理轨道。

　　二、下步工作

　　今年是全市档案管理规范建设年，我们将按照“档案管理规范建设年》的要求，继续加大档案管理的力度，加大对基层单位档案指导力度，促进档案工作法制化、制度化、规范化建设；充分利用网络、多媒体、内部资料等平台，加强对档案法律法规的学习宣传，不断扩大档案工作的社会影响，为档案工作营造良好的环境。继续加强档案队伍建设，通过“以会代训”“岗位培训”等方式加强档案员业务技能、综合素质的培训，强化档案管理人员的服务意识、创新意识和奉献意识，全面提高我处档案管理水平。。
　 （二）建立健全档案电子备案制度，实现档案管理现代化管理

　　随着时代的发展，社会信息化程度越来越高，我们将进一步编纂好档案工作中的大事记，从深层次、多角度、全方位地编写参考材料，建立多途径、多形式、多载体的检索体系，实现普及办公自动化,应用网络技术进行现代管理，有效发挥档案的信息功能。加大资金投入，做好各项基础工作，不断提高档案管理的现代化水平。

　　档案内容的完整对于交通建设质量安全监督至关重要,工程建设档案即是历史的真实反映，又是规避当事人责任风险的重要手段，今后我们将高标准、严要求抓好档案基础业务工作,扎实做好每一个细节,夯实工作基础。要根据有关规定和要求,结合单位实际，不断完善全处文件材料归档范围和保管期限表,确保文件材料齐全完整,保管期限准确；建立和完善网络查询和纸质资料查询“二套”查询系统，使纸质、计算机技术、光盘、影像等介质保存有机统一起来，为查阅提供高效率的服务。

　　根据《档案工作规范管理要求》的要求，今年我处将按照“立足项目带动，狠抓基础建设，强化服务功能”的总要求，在继续抓好基础档案建设的同时，将结合全市开展“知足感恩、爱岗敬业”心态教育活动，重视民生档案建设，提高对干部职工服务、对中心工作服务；要继续加大档案征集、采集力度，按时、按质保证档案归档立卷；要继续加强对声像档案管理和保护。

　　各位领导、各位同仁，虽然我们在档案管理上做了一些工作，但离市档案局的要求还有一定的差距，今后我们将继续努力，开拓进取，不断改进和完善档案管理措施，不断提高档案工作规范化管理水平，同时由衷地希望各位领导和同仁多提宝贵意见和建议，多给我处档案管理工作给予指导。