第一条  为正确界定本局文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使保存的档案反映本局职能活动情况，维护其历史面貌，根据《档案法》、《湖南省档案管理条例》和国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，制定本规定。

　　第二条  本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

　　第三条  本局文件材料归档范围是：

　　（一）反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，对本局工作、发展我市档案事业和历史研究具有利用价值的文件材料；

　　（二）本局工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

　　（三）本局需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

　　（四）其他对本局工作具有查考价值的文件材料。

　　第四条  本局文件材料不归档范围是：

　　（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本局办理的文件材料，任免、奖惩非本局工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

　　（二）本局文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本局负责人兼任外单位职务形成的与本局无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

　　（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

　　（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条  凡属本局归档范围的文件材料，必须按有关规定向本局档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

　　凡属本局不归档的文件材料，各科室要妥善保管，及时清理，并按有关规定进行处理。

　　第六条  本局文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

　　第七条  永久保管的文书档案主要包括：

　　（一）本局制定的有关档案工作的政策性和指导性文件材料；

　　（二）局党组会、局长办公会、局务会、全市档案工作会等重要会议及本局举办重大活动中形成的主要文件材料；

　　（三）本局职能活动中形成的重要业务文件材料；

　　（四）本局关于重要问题的请示、报告与上级机关的批复、批示；重要的计划、总结、综合统计报表等；

　　（五）本局机构演变、人事任免等文件材料；

　　（六）本局房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

　　（七）上级机关制发的属于本局主管业务的法律、法规、条例、标准和长远规划等重要文件材料；

　　（八）省档案局以上党政领导及市级领导视察我市档案工作形成的照片、录音、录像、题词等；

　　（九）以本局为主的与同级机关联合发文、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

　　第八条  定期保管的文书档案主要包括：

　　（一）本局职能活动中形成的一般性业务文件材料；

　　（二）本局召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

　　（三）本局人事管理工作形成的一般性文件材料；

　　（四）本局一般性事务管理文件材料；

　　（五）本局关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

　　（六）上级机关制发的属于本局主管业务的一般性文件材料；

　　（七）上级机关和同级机关制发的非本局主管业务但要贯彻执行的文件材料；

　　（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本局的复函、批复等文件材料；

　　（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

　　第九条  本局对应归档电子文件的元数据、背景信息、软件说明书等要进行相应归档。

本局应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

　　第十条  本局联合召开会议或联合行文所形成的文件材料以本局为主的，原件由本局归档；本局为协办单位，可对重要文件材料的副本归档。

　　第十一条  本局形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

　　第十二条  本规定自审批之日起实施。

 

　　附件一：《邵阳市档案局机关文书档案保管期限表》

　　附件二：编制《邵阳市档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的说明

 

邵阳市档案局

2007年6月5日

附件一：

 

 

 

 

 

 

 

 

附件二：

 

　　根据国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档保管期限规定》和《中共邵阳市委办公室关于印发<邵阳市档案局（馆）职能配置、内设机构和人员编制方案>的通知》（邵市办字[2002]110号）的有关要求，编制了《邵阳市档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简《规定》）。

　　制定本《规定》的指导思想是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观，坚持以人为本，与时俱进，正确界定机关文件材料归档范围，准确划分文书档案保管期限，大力促进机关档案基础工作，努力推进国家档案资源建设，为构建社会主义和谐社会提供有效服务。

　　本《规定》制定的原则：

　　（一）归档范围涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料，即包括各种门类和载体的历史记录；

　　（二）对机关文件材料的归档范围和不归档范围作出明确界定；

　　（三）在明确界定机关文件材料的归档范围时，采用分段标时制标明文书档案的具体保管期限；

　　（四）尽量避免机关文件材料的重复归档；

　　（五）凡涉及与公民权益有关的文件材料，归档和划分保管期限时体现“从宽”的原则。

　　机关文件材料是指本局在工作活动中形成的各种门类和载体的历史记录，包括应归档的和不归档的，此次编制范围仅限于局机关文书档案，本局形成的人事、基建、会计及其它专门文件材料的归档范围和保管期限，按国家有关规定执行。

　　《邵阳市档案局机关文书档案保管期限表》是根据中共邵阳市委办公室《关于印发<邵阳市档案局（馆）职能配置、内设机构和人员编制方案>的通知》（邵市办字[2002]110号）的规定，按内设工作部门逐一进行编制，每个部门内又分为“会议文件类”、“业务工作文件类”“上级、同级、下级机关文件类”，最后形成本机关的总表。