邵市办字〔2012〕50号

 

 

各县市区委、人民政府，市直各单位，部、省属驻邵各单位：

　　为进一步加强档案资源体系建设，做好我市市级领导个人档案管理工作，经市委、市政府同意，现将《邵阳市市级领导个人档案收集管理办法》印发给你们，请认真遵照执行。

 

中共邵阳市委办公室

邵阳市人民政府办公室

2012年5月15日　

 

　　第一条　为加强我市市级领导个人档案管理工作，更好地为领导、部门和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》、《湖南省省级领导个人档案收集管理办法（试行）》，结合我市实际，特制定本办法。

　　第二条　本办法所称市级领导是指邵阳籍或在我市工作过的副市级（含）以上职务的人员。

　　第三条　本办法所称市级领导个人档案是指市级领导在工作、学习、生活中形成的，真实反映其经历和贡献，具有保存、查考和利用价值的各种文字、图表、声像等各种载体的历史记录。

　　第四条　市级领导个人档案是所在单位档案全宗的重要补充，是国家档案资源的组成部分。加强市级领导个人档案的管理是市直各单位档案机构的工作职责，市直各单位档案机构应积极主动配合邵阳市特色档案馆做好市级领导个人档案的收集管理工作。

　　第五条　市级领导个人档案的收集管理工作应按照集中统一的原则，维护档案的完整与安全，方便利用。各级党委和政府部门要加强市级领导个人档案工作，明确责任人和工作职责，并将其纳入单位的工作计划和议事日程，切实解决市级领导个人档案工作中遇到的实际问题，保障市级领导个人档案工作与其他工作同步协调发展。

　　第六条　邵阳市特色档案馆负责市级领导个人档案的收集及集中管理工作，工作内容主要为：

　　（一）制订市级领导个人档案的接收、征集计划、方案并负责组织实施；

　　（二）负责市级领导个人档案的接收、征集、整理、保管、保护和开发利用；

　　（三）开展或参与对市级领导生平、著作、贡献的研究等工作；

　　（四）其他相关工作。

 

　　第七条　市级领导个人档案收集的内容：

　　（一）反映市级领导经历及其主要活动的材料，如日记、传记、年谱、回忆录、履历、职务任免文件等；

　　（二）市级领导任职期间公务活动中形成的文件材料，如手稿、文稿、批示、信函、题词、签字、工作笔记等；

　　（三）反映市级领导个人成果的材料，如著作、研究成果、书画、摄影作品等；

　　（四）社会各界对市级领导的研究性、评价性、纪念性和回忆性材料等；

　　（五）与市级领导有直接关系的材料，如各类证书、证件、奖牌、谱牒、书信等；

　　（六）反映市级领导各类活动的照片、录音录像带、磁盘、光盘、实物等特殊载体的材料；

　　（七）市级领导口述材料；

　　（八）市级领导收藏的图书、资料及其他具有历史和纪念意义的物品；

　　（九）其他与市级领导活动有关的材料。

　　第八条　市级领导个人档案的收集形式：

　　（一）市级领导所属单位应指定档案人员或领导秘书负责市级领导在各类活动中形成材料的收集、整理及移交工作；

　　（二）各单位档案人员应负责市级领导到本单位调研、考察所形成材料的收集、整理及移交工作；

　　（三）各新闻单位应指定人员负责本单位形成或发布的涉及市级领导相关活动的收集、整理及移交工作；

　　（四）市特色档案馆应主动向市级领导或其身边工作人员、亲属、好友收集市级领导在非公务活动中形成的材料；

　　（五）对留存在其他档案馆、图书馆、博物馆、纪念馆的市级领导个人档案进行复制或交换目录；

　　（六）向社会进行征集、复制市级领导个人档案；

　　（七）档案所有者向所在单位或市特色档案馆捐赠市级领导个人档案；

　　（八）档案所有者向市特色档案馆寄存市级领导个人档案；

　　（九）其他由市特色档案馆与档案所有者协商的形式。

　　第九条　市级领导个人档案的收集要求：

　　（一）市级领导公务活动中形成的材料仍属于其所属单位档案全宗，档案人员或专人应收集重份件或复制件，不能从单位全宗中将原件拿出；

　　（二）市级领导个人档案实行年度移交制，各单位应将收集的属于市级领导个人档案归档范围的材料逐份登记造册，于每年6月底前移交给市特色档案馆；

　　（三）移交方移交照片、磁带、磁盘、光盘和实物时，应配有相应文字说明。文字说明应包括：时间、地点、人物、形成者、事由等背景信息，文字说明应逐张逐份标明；

　　（四）移交的材料如需要使用非通用软硬件读取的，应进行说明并移交读取的软硬件；

　　（五）移交的文件材料应齐全完整，真实反映市级领导个人活动情况，载体和书写材料符合耐久性要求和有关技术标准，机读材料应尽量使用通用软硬件；

　　（六）市特色档案馆收集资料时应与移交方办理交接手续，填制《市级领导个人档案交接单》（附件1）一式两份，市特色档案馆与移交方各执一份；

　　（七）单位、个人向市特色档案馆捐赠市级领导个人档案时，市特色档案馆向捐赠者颁发捐赠证书；

　　（八）单位、个人向市特色档案馆寄存市级领导个人档案时，市特色档案馆与档案所有者或其代理人签订寄存协议；

　　（九）档案的捐赠或寄存者应及时向市特色档案馆补充新形成的市级领导个人档案，以确保档案的完整性。

 

　　第十条　市级领导个人档案的整理原则：遵循个人档案形成的客观规律，保持文件材料之间的内在联系，便于保管和利用。

　　第十一条　市级领导个人档案整理方法：

　　（一）市级领导个人档案的整理工作由市特色档案馆承担。

　　（二）全宗的划分：市级领导个人档案全宗列入邵阳市特色档案馆领导档案全宗群，以市级领导个人为单位设立全宗，按照建档顺序统一编制全宗顺序号。

　　（三）分类：可分为纸质类、实物类和电子声像类。

　　1．纸质类包括公务活动中形成的手稿、讲话、批示、生平传记、著作、学术论文、信札、日记、工作笔记、出版物等，纸质类分类号为01。如纸质档案较多，可根据具体情况在纸质类下再分类；

　　2．实物类包括奖杯、奖状、奖章、锦旗、印章、题词字画、荣誉证书及纪念品等，实物类分类号为02；

　　3．电子声像类包括照片、录音录像带、磁盘及光盘等由磁性材料和感光材料制成的记录材料等，电子声像类分类号为03。

　　（四）市级领导个人档案保管期限统一定为永久。

　　（五）市级领导个人档案以“件”为单位进行整理，按问题——年度分类，参照《归档文件整理规则》整理。问题分评价、总结与述职、著作及工作论文、公务活动材料、信访、来往书信等类别。

　　（六）纸质、照片、光盘、磁性载体、归档电子文件、实物等不同档案的整理，参照国家有关规定执行。

　　（七）排列：在分类的基础上，按形成时间顺序对档案材料以件(册、张、盘)为单位进行编排。补充归档的材料按照归档时间顺序排列在后。

　　（八）编号：依照分类方案和排列顺序逐件编号，不同类别的档案分别编号。

　　（九）编目：应逐件编制目录，目录应包括全宗号、人名、件号、责任者、题名、日期、数量(页数、件)、载体形式、存放位置、互见号等。

　　（十）装盒：按类别将档案材料依件号顺序装入档案盒，每盒所装数量可视具体情况而定，不同载体形式的档案材料不混装。字画等实物，应根据不同的形状与尺寸制作装具。

　　（十一）同一内容不同载体形式的档案，应建立互见号。

 

　　第十二条　市特色档案馆是永久保存全市市级领导个人档案的中心，应建立市级领导个人档案专库，采取有效措施，配备先进设备，科学保管，确保档案的安全，防止丢失或损坏。不同类别的档案应根据不同保管要求分类存放。

　　第十三条　建立严格的保密制度并加强监管，切实保守国家秘密，维护建档对象的知识产权、个人隐私等合法权益。

　　第十四条　在移交、接收、整理、保管市级领导个人档案过程中，应采取有效手段确保档案实体和档案信息安全。

 

　　第十五条　市特色档案馆应为市级领导个人档案建立全宗卷，内容主要包括：领导个人简介、档案整理说明、历次征集档案的交接文据和目录清单、档案保管状况、调阅利用统计表等。

　　第十六条　市特色档案馆在档案形成者或捐赠者需要利用本人捐赠、寄存的档案时，提供免费和优先服务。

　　第十七条　市级领导个人档案属于控制使用范围，如确需利用，应填写《市级领导个人档案利用审批表》(附件2)，征得市级领导本人或其亲属同意，并经市级领导所在单位审查批准后，由市特色档案馆严格按照相关规定和程序提供。档案形成者或捐赠者要求保密或限制使用的档案内容，市特色档案馆还应严格按照接收、捐赠手续或寄存协议，在提供利用时保密或限制使用。

　　第十八条　市特色档案馆应积极做好市级领导个人档案的开发利用工作，如向有关单位或组织提供利用服务，开展对市级领导生平、贡献、著作等的学术研究，举办展览等。

 

　　第十九条　各县市区可参照本办法制定本级领导个人档案管理办法。

　　第二十条　本办法由邵阳市档案局负责解释。

　　第二十一条　本办法自发布之日起施行。

 

 

 

附件1

 

附件2