邵档业〔2014〕6号

关于开展2014年档案工作年检年审的通知

 

市直各机关、团体、企事业单位，部、省属驻邵各单位：

　　根据《邵阳市档案管理办法》第二十条规定和《关于印发<邵阳市档案局2014年档案工作服务年实施方案>的通知》（邵档发〔2014〕6号）文件精神，经研究决定，在9月“档案质量服务月”开展2014年档案年检年审工作。现将有关事项通知如下：

　　一、年检对象：市直各机关、团体、企事业单位，部、省属驻邵各单位。

　　二、年检时间：9月1日至9月30日，每周星期三和星期五（具体安排详见附件1）。

　　三、年检方式：年检期限内各单位准备相关材料送检，送检地点为市档案局业务指导科。逾期未送检的，我局将进行上门督促和现场检查。年内档案工作规范化管理有复查和晋升省级计划的单位，在复查和晋级评估时，一并办理年检年审登记，本次不必参加。

　　四、年检材料

　　1、《邵阳市档案工作年检年审报告书》（见附件2）一式两份；

　　2、整理好的2013年文书档案2盒，永久、30年、10年的归档文件目录各1本，其他门类档案的目录各1本；

　　3、本单位《文件材料归档范围和文书（管理类）档案保管期限规定》，行政单位可参照国家档案局第8号令进行编制，企业和科技事业单位可参照国家档案局第10号令进行编制。过去已经制定的请按照国家档案局第8、9、10号令的要求，结合单位实际情况进行修改，并将修订后的《规定》带来审批；

　　4、2013-2014年档案典型利用实例1-2个，立卷说明1份；

　　5、2013-2014年编研成果1-2个；

　　6、有市级以上重点建设项目的单位，须同时报送《重点建设项目档案管理登记表》。

　　五、年检规定

　　年检年审按100分制评估。分为三个等级：80分以上为优秀，60-79分为合格，59分以下为不合格。年内单位档案工作通过规范化管理省级标准复查或晋级的，视为年检年审优秀等级。没有按国家档案局8号令或10号令规定报批《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的，没有报送档案典型利用实例的，年检不能评为优秀等级。年检年审评为优秀等级的单位，可获得参加我局年底举行的“赛卷”活动的资格。

　　六、奖惩措施

　　年检年审评估为优秀等次的，纳入全市档案工作先进单位和先进个人的评选范围，并建议单位对分管领导、办公室主任、档案员给予奖励。对年检不合格和经多次督促仍不办理年检年审手续的单位，将依据《邵阳市档案管理办法》第二十七条的规定限期整改，整改不到位的在全市通报批评。有违反档案法律法规行为的，将依法查处。

　　档案工作年检年审是依法开展的年度常规性工作，是推动全市档案事业整体发展的一项重要举措。希望各单位高度重视，对照年检年审标准，认真查漏补缺，按时按质完成年检年审任务。

　　年检年审联系科室：业务指导科

　　联系电话：0739-5323803

 

附件：1、2014年邵阳市年检年审时间安排表

      2、邵阳市档案工作年检年审报告书

 

 

                             邵阳市档案局

                             2014年7月25日

附件2

 

邵阳市档案工作年检年审报告书

单位名称：（盖章）

档案工作规范化管理等级标准：      

分管领导：（签字）

主管科室负责人：（签字）

档案员：（签字）

联系电话：

 

 

 

报告日期         年    月    日

 

 

邵阳市档案局编制

评 估 项 目	序号	内             容			标准分	自查分	检查分
	一、 保管保护条件	1、档案室配有计算机、复印机、照相机、刻录机、扫描仪、防磁柜、消毒柜、移动硬盘(U盘)，每项计1分；			8
		2、库房安装使用了空调、去湿机和统一规范的温湿度自控仪系统、防盗防火自动报警系统，每项计2分；			8
		3、库房配有铁门铁窗、铁质柜或密集架、防光窗帘，放有防虫药品，每项计1分。			4
	二、基础业务	4、归档文件材料收集齐全，抽查12项，每项计2分；			24
		5、文书档案保管期限划分准确、文件装订整齐、书写美观、编号编目系统规范、填写备考表，每项计2分；			10
		6、其他各门类档案进行了整理，建立了目录；			10
		7、使用统一符合要求的档案管理软件，开展了信息化工作；			5
		8、编制或修订本单位《文件材料归档范围和文书（管理类）档案保管期限规定》并报市档案局审批；			5
		9、建立了档案管理统计台帐，统计内容全面准确。			3
	三、民生档案工作	10、及时向市现行文件服务中心报送现行文件；			3
		11、本单位干部职工家庭档案建档面达30%。			5
	四、开发利用	12、档案人员参加了继续教育培训，按时参加年检年审登记工作，每项计2分；			4
		13、报送档案利用实例、编研成果和立卷说明各1-2份，每项计3分；			9
		14、档案装具、设备符合档案部门的质量要求。			2
评估 记分	60分以下不合格		60-80分合格	80分以上优秀	评估人签字
评估 意见	年   月   日

备注：归档文件材料收集抽查12项（每项2分）：1、党委（组）、行政会议记录；2、干部任免奖惩文件；3、党员、干部职工花名册及其年报；4、业务、会计、劳资年报；5、业务工作文件；6、人事劳资文件材料；7、目标管理文件及年度工作会议文件；8、单位年度工作计划、总结；9、上级文件；10、下级文件；11、财务基建文件；12、内部编辑刊物或正式出版物。