邵档业[2009]6号

 

 

各县、市、区档案局，市直各机关、团体、企事业单位，部、省驻邵各单位：

　　为规范家庭档案管理，充分发挥家庭档案在构建和谐社会中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我市档案工作实际，制定《邵阳市家庭档案管理办法（试行）》。现印发给你们，请遵照执行。执行中如有意见和建议请及时向市档案局反馈。

 

邵阳市档案局 

 

 

　　为规范家庭档案管理，充分发挥家庭档案在构建和谐社会中的重要作用，依据《中华人民共和国档案法》有关规定，结合我市档案工作实际，特制定本办法。
　　第一条 本办法所称家庭档案，是家庭及家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的可归属个人保存备查的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。
　　第二条 家庭档案是维护家庭及家庭成员合法权益、经济利益，反映家庭历史真实面貌的重要依据，应集中存放，统一管理。

　　第三条家庭应确定一名家庭成员负责家庭档案的收集、整理、保管和利用，学习掌握必要的档案法律知识和档案管理技能，定期整理家庭档案，并向家庭成员通报家庭档案整理情况。

　　第四条家庭档案的收集，是把散存在家庭成员手中及其他地方具有保存价值的档案资料相对集中并统一管理的过程。家庭档案的收集应遵循家庭档案的自然形成规律，保证家庭档案的完整、准确。
　　家庭档案的收集范围主要包括：
　　（一）婴幼儿成长档案：计划生育材料，胎儿诞生及发育成长材料，婴儿出生材料，婴幼儿保健材料，婴幼儿教育材料，婴幼儿音像材料等。
　　（二）学生时代档案：典型的学习课本、学习作业、学习成绩单，考试准考证和录用通知书复印件，荣誉证书，培训证书，毕业证等证件，学校生活的照片、录音、录像，升学考试材料，学习日记，师生书信，升学毕业纪念及同学互赠材料，择业材料等。
　　（三）军旅时期档案：应征入伍通知书、军事院校录取通知书、复原转业退伍证、立功受奖证书等原件或复印件，历次培训、授衔证明材料，军旅生活照片、纪念册、书信材料等。
　　（四）恋爱婚姻档案：恋爱书信及照片、结婚证书、结婚照片、录像等。
　　（五）职业活动档案：录用、报到、安置等通知书复印件，聘用合同书；承包经营合同等法律文书，生产经营情况等材料；营业执照、税务登记、卫生许可等各类生产经营证照或复印件；工作日记，发表的作品论文、出版物、剪报，工作奖励证书，职称证书、资格证书等，工作照片、音像制品等材料；工作证、聘书，参加政治经济文化和社会活动的代表证、参赛证、会员证、邀请函、照片、纪念品、荣誉证书及参加活动的其他材料等。
　　（六）家庭财产档案：户口簿、土地证、房产证、存折、国库券、保险单、股票权证、护照、家庭物资管理记录、财务收支情况、工资单、水电费发票等，财产购置、租赁、转让合同等凭证，家庭参与经营和理财的凭证、信函等。

　　（七）家用设备档案：家用设备说明书、合格证、电路图、发票、保修单等。
　　（八）医疗保健档案：健康体检表，病历，身体检查的片子，化验单，家族病史记录等。
　　（九）社会交往档案：来往书信、通讯录、同学录、贺卡、重要名片等。
　　（十）收藏爱好档案：字画、邮票、纪念品、钱币、粮票、煤票、图书、剪报、旅游门票、旅游笔记、旅游地图、自创作品等。
　　（十一）家庭历史档案：家族简况、家史、父系亲属和母系亲属简况记录、家庭成员基本情况记录、家庭成员生日一览、家庭历次搬迁情况记录、家庭大事记、谱牒等。
　　（十二）照片音像档案：合家欢聚的照片，家庭成员生日录像，有纪念意义活动的录音、录像、照片等。
　　第五条 家庭档案的整理，就是将处于零散状态的家庭档案材料，进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。 
　　 第六条 家庭档案的分类，就是将家庭及其成员所形成的全部档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成一定的层次和类别，使家庭档案构成一套有机的体系。

　　家庭档案的主要分类方法有：
　　(一) 内容分类法：按家庭档案所反映的内容可把家庭档案分为婴幼儿成长档案、学生时代档案、恋爱婚姻档案、职业活动档案、家庭财产档案、家用设备档案、医疗保健档案、社会交往档案、收藏爱好档案、家庭历史档案、照片音像档案等。
　　(二) 形式分类法：按家庭档案的形式可把家庭档案分为证书类、书信类、票据类、手稿类、字画类、病历类、照片类、录音带类、录像带类、计算机软盘类、综合类。
　　(三) 年度（代）分类法：即是按照家庭档案形成的不同年度或年代，进行分类。
　　 (四) 作者分类法：就是指按照形成家庭档案的作者设立类项，进行分类整理。按家庭档案所记录的家庭成员，可把家庭档案分为祖父（外祖父）、祖母（外祖母）、父亲、母亲、哥哥、弟弟、姐姐、妹妹，即家庭中有多少位成员就设多少类，再加综合类。
　　第七条 家庭档案的排列，包括档案盒内材料的排列和档案盒的排列。 
　　家庭档案盒内档案材料可以按时间、成员或重要程度排列顺序。通常情况下，按照家庭档案材料形成的时间顺序进行排列。
　　家庭档案盒的排列，各家庭可根据家庭生活实际确定排列顺序。不同类别的档案一般不能排列在一起。

　　第八条 家庭档案的编号，是指将不同类别的档案有序排列后，给每件档案材料一个编号，用以固定家庭档案材料的位置，便于查找和利用。

　　家庭档案盒内档案材料的编号，应按每一个大类单独从第一件开始编流水号；家庭档案盒号的编制，则按大类从第一盒开始编流水号。
　　第九条 家庭档案的编目，主要包括编制家庭档案归档文件目录和填写家庭档案盒脊背标签。
　　家庭档案归档文件目录的项目内容包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号、备注等。家庭档案归档文件目录按大类内档案材料的排列顺序逐渐编制。
　　家庭档案盒脊背标签内容包括家庭档案类别、盒号。如果家中配置了电脑，可以将编制好的家庭档案检索目录或者重要文字材料全文输入电脑，以方便管理。
　　第十条 家庭档案的装盒，是指依照家庭档案的不同类别及其排列方法，按件号的先后顺序将档案材料装入档案盒，并填写好备考表和档案盒上需填写的项目。
　　第十一条 家庭档案的保管和移交。家庭应将家庭档案放入家庭档案柜或其他家具中存放。保密、隐私、贵重的家庭档案可单独存放。注意防火、防潮、防虫、防光、防尘。

　　凡家庭成员担任过党政领导职务的，其职务活动形成的档案必须按照《党政领导公务活动档案管理办法》的规定移交到当地国家综合档案馆保存，不得据为己有。

　　家庭如不具备档案保管条件的，可将其珍贵档案或涉及国家安全、社会稳定的档案以及其他档案寄存到所在地国家综合档案馆保管。寄存档案按《寄存档案管理办法》办理。

　　第十二条 家庭档案的利用应遵循以下原则：

　　（一）家庭成员可根据实际需要利用家庭档案，用后归放原处，防止丢失。 
　　（二）涉及个人隐私的家庭档案要经本人同意方可利用，保密、珍贵的家庭档案应严格限制利用。
　　（三）家庭档案所有者可以自愿向国家综合档案馆捐赠其家庭档案。家庭档案捐赠档案馆后，家庭档案所有者对其家庭档案享有优先利用权，并可对其家庭档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。
　　（四）家庭档案的所有者有权公布自家的家庭档案，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

　　第十三条 本办法由邵阳市档案局负责解释。

　　第十四条 本办法自发布之日起施行。