第一条 为了进一步加强档案的收集、整理和管理工作，有效保护和利用档案，更好地为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》和《中共湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅关于进一步加强新时期档案工作的意见》（湘办发［2004］5号），结合我市实际，制定本办法。
    第二条 我市行政区域内机关、团体、企事业单位和其他社会组织以及个人从事档案活动，适用本办法。
    第三条 本办法所称的档案，是指过去和现在的国家机构。社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
    第四条 县级以上人民政府档案行政管理部门依法主管本行政区域内的档案事业，对辖区内的机关、团体、企事业单位和其他社会组织的档案工作实行监督和指导。
    乡镇人民政府和街道办事处应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位和村民委员会、城市社区居民委员会的档案工作实行监督和指导。
    其他各级各部门和单位负责做好本部门和单位的档案工作，同时接受同级档案行政管理部门的监督和指导。
    第五条 各级人民政府必须加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划及财政预算。各级档案工作领导小组要充分履行职责，每年至少召开一次会议，研究档案工作或听取工作汇报。
    机关、团体、企事业单位和其他社会组织应当加强对本单位档案工作的领导，建立相应档案机构，配备相应档案人员，把档案工作列入工作计划和目标管理，安排必要的经费，依法保障档案工作的开展。
    提倡建立家庭档案和私人档案。
    第六条 市、县市区国家综合档案馆依法接收本行政区域内对国家和社会有保存价值的档案，征集与本行政区域有关的重要档案资料。
    第七条 市特色档案馆和县市区综合档案馆要加强本地特色档案的收集，不断丰富馆藏资源。特别要加大党政领导干部公务活动档案、名人档案、名优特产档案、名胜古迹档案、民风民俗和民间文化艺术档案、重大历史事件档案、重大社会活动档案、重大建设工程和科研档案的收集力度。
    第八条 本办法所称党政领导干部公务活动档案是指各级党政领导干部在实施领导、履行职责等公务活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。收集范围包括：
    1、领导干部个人获得的各类荣誉，职务任免文件，聘书上级机关考核鉴定、社会评价以及各类政绩材料；
    2、分管范围内的工作总结、个人总结、述职述廉报告以及与领导干部个人工作、学习有关的各类汇报材料；
    3、公开出版的著作，公开发表或交流的论文、言论文章、调报告以及其他作品；
    4、公务活动中形成的工作笔记、手稿、重要批件、讲话稿，参加重要会议的出席证以及外出考察材料；
    5、公务活动中形成的照片、录音录像、光盘，各类媒体的相关报道；
    6、来信来访材料和不涉及个人隐私的往来书信等。
    领导干部本人以及身边工作人员要加强上述档案的平时收集、整理，接受当地档案行政管理部门业务监督和指导。领导干部离任后，应在3个月内将应当归档的公务活动档案移交到离任前所在单位档案室或同级国家综合档案馆，市级领导干部移交到市特色档案馆。任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁。
    第九条 本办法所称重大活动档案，是指市、县市区重大的政治、经济。科技、文化。体育、外事等活动形成的档案。重大活动具体包括：
    1、市、县市区领导机关召开的全体会议，在当地召开的全国、全省、全市性会议；
    2、上级主要领导视察工作，国内外代表团。知名人士来访和较大规模的当地代表团外出考察；
    3、当地举行的重大庆典、纪念、展销、公祭、竞赛等活动；
    4、县级以上人民政府确定的重点建设项目的奠基、竣工；
    5、当地重大事故、自然灾害抢险救灾；
    6、其他具有重大社会影响和历史影响的活动。
    为了确保重大活动档案完整齐全，活动主办（承办）单位应邀请当地档案行政管理部门的人员参加，并接受当地档案行政管理部门的业务监督和指导，在活动结束后60天内将整理规范的全部档案依法移交同级国家综合档案馆，市级重大活动档案移交市特色档案馆。
    第十条 机构改革中撤、并、转单位必须认真做好档案的收集、整理、交接工作．任何部门和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。
    第十一条 企业改制、兼并、拍卖、出售、破产时，各有关单位必须依法做好档案的鉴定、整理、移交或寄存、保管、保护工作，防止档案的流失和损毁。企业破产清算组应将档案处置纳入破产程序，并接受当地档案行政管理部门的监督和指导。凡档案未依法处置好的，企业破产清算组不得撤离。
    第十二条 各级机关、团体、企事业单位编印出版的各种载体的志书、年鉴、大事记、组织史及重要的报刊、专题资料、文件汇编等，应及时向当地国家综合档案馆和市特色档案馆各移交1套，并定期报送重要档案资料目录。
    第十三条 各级机关、团体、企事业单位要将电子文件归档管理纳入电子政务和办公自动化建设的总体规模，建立健全电子公文归档和电子档案管理制度，加强本单位电子文件的积累、鉴定、著录、归档、保密和保存工作，对于具有永久、长期保存价值的必须同时制成纸质档案或缩微品保存，并定期向当地国家综合档案馆移交电子档案和机读目录。
    第十四条 几个人在公务活动中形成的或因职务行为形成的各类载体的档案资料，必须及时交本单位档案机构立卷归档，任何个人不得塔为已有、丢失或自行销毁。
    第十五条 市、县市区要依托当地国家综合档案馆成立现行文件服务中心，作为当地党委、政府政务公开、联系群众的服务机构。各级各有关部门和单位要认真执行现行文件定期送交制度，及时将能公开的、与人民群众工作和生活密切相关的政策性。规范性文件送交同级现行文件服务中心，以便及时向社会公众提供服务。
    第十六条 档案馆、室建设应当符合国家规范要求，必须配备消防、安保、温湿度自控等安全防护及现代化管理的设施设备。各级国家综合档案馆还应完善楼宇智能、网络在线查阅利用、垂直运输等功能。
    第十七条 市、县市区财政每年应将档案馆档案日常维护所需费用列入年度财政预算；查阅利用档案和寄存档案应按有关规定收取档案查阅费和档案寄存费；各级国家综合档案馆依法接收同级直属机关、团体的档案时，可一次性收取利用档案保护费。凡收取一次性档案保护费的单位，今后利用本单位档案时不再收取费用。
    第十八条 各级国家综合档案馆要加快档案数据库建设，做好馆藏档案的数字化处理，建立档案机读目录中心和重要、珍贵、易损、利用频率高的档案全文信息数据库，逐步建成数字档案馆。
    第十九条 市、县市区档案局、馆要以现有党务和政务网为依托，逐步建立和完善内部局域网，创办档案信息服务网站，实现档案信息远程在线查询、交流。
    第二十条 各级各类档案馆、室要对档案工作机构、人员和档案库房设备、馆（室）藏档案以及档案管理的基本情况依法进行登记，及时向同级档案行政管理部门报送统计报表，并于每年10月份以前接受档案工作年检。
    第二十一条 县级以上人民政府确定的重点建设项目、重大科研项目实行档案登记制度。其项目的竣工验收和鉴定必须首先通过同级档案行政管理部门对档案的验收，凡档案验收不合格的，不得通过竣工验收。
    第二十二条 非公有制企业、事业单位实行档案建设法人代表责任制度，档案管理依法纳入生产、经营、管理活动，并自觉接受同级档案行政管理部门的监督和指导。
    第二十三条 城市社区组织要把档案工作纳入社区建设规划和年度计划，纳入创建文明社区的考核范围，纳入社区信息化建设的总体规划，纳入有关人员的岗位职责，解决社区档案工作机构、人员、经费、库房、设备等问题。
    第二十四条 农村要结合村务公开，抓好村级档案建设，确保村级档案完整齐全，有房子保管，有柜子存放，有专人负责，有制度管理。
    第二十五条 各级各单位应当把好档案人员进人关、用人关、交流关。档案人员必须持证上岗，不断更新知识。晋升档案专业技术职务必须参加市级以上档案专业继续教育。
    第二十六条 专职档案工作人员享受接触有毒有害物质保健津贴；对于在档案工作中做出显著成绩的档案工作人员、分管领导和档案机构，各级人民政府和本单位要给予奖励。
    第二十七条 违反本办法有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正；逾期不改正的通报批评；情节严重的，对直接负责的主管人员或其他直接责任人员依法给予行政处分：
    （一）未依法建立档案工作或档案管理制度的；
    （二）未依法配备档案工作人员或档案工作人员未持证上岗的；
    （三）未依法对各门类、各种载体的档案实行统一管理，或档案未及时整理，造成档案管理混乱的；
    （四）拒不向本单位档案部门移交应当立卷归档的各种载体的文件资料的；
    （五）档案保管条件差或未按规定配备档案安全防护设施设备，危及档案安全的；
    （六）挡案管理制度不健全或执行制度不严，可能造成档案损毁的；
    （七）发现档案破损、变质、下落不明、泄密或借阅档案屡催不还，未及时采取措施的；
    （八）违反本办法第八条。第九条、第十二条、第十三条、第十五条规定，不及时移交或报送档案、资料、现行文件和档案目录的；
    （九）未按规定办理档案登记、年检手续和不及时报送档案统计报表的；
    （十）违反本办法第二十一条，重点建设项目或重大科研项目未按规定进行档案登记、验收的。
    第二十八条 违反本办法，有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门和有关主管部门对直接负责的主管人员或其他直接责任人员依法给予行政处分或行政处罚；造成档案损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
    （一）损毁、丢失属于国家所有档案的；
    （二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
    （三）涂改、伪造档案的；
    （四）将国家所有的档案据为己有或不按期移交档案的；
    （五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国人的；
    （六）擅自出卖或者转让档案的；
    （七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
    （八）档案工作人员和对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。
    第二十九条 档案行政管理部门和其他相关职能部门应当严格执法，对档案违法行为依法进行查处。
    第三十条 本办法由邵阳市档案局负责解释。
    第三十一条 本办法自发布之日起施行。